催件是指跟踪订单进展以保证供应商遵守合同的责任与义务，包括订单数量、交货日期及交货详细地址。催件由采购部门和供应商联系，以检查交付计划并识别需要注意的事项。企业一般可以通过下订单前总体规划、下单后跟催和事后分析与改善来确保完成高效率的跟催管理方案。

1．下订单前总体规划

下单前整体规划包括以下几个方面。

       （1）制定合理的购运时长。将采购申请办理、采购、商家准备充分、运输、检验等各种工作中所需的时间，给与科学安排，作为计划方案、采购申报单位工作流程的关键依据，避免因采购提前期不足造成交货耽搁。

       （2）建立工作流程核查管理制度。由于市场的现象变幻莫测，因此，生产计划若有调整或BOM有更改的必不可少，尽量进行核查，征询采购部门的提议，有利于停止进货或减少配送数量、提升新算的数量，作出分析判断，并立即通知供应商，使其减少极有可能损害，以提高供应商密切配合采购的念头。

       （3）准备充分替代来历。供应商不能如期交货的原因很多，并有一些归属于不可抗力的原因。因此，采购企业要重视平时强化对供应商的研发及塑造，随时准备好替代方法，产品开发部应当依据采购互联网资源“薄弱点”，促进规范化或提供零部件的替代选择。

       （4）订购流程进度与合理交货期。对里，采购企业处理生产计划与物料计划方案、采购申请办理、采购、提货、检查、分配安排发货或配送等业务环节的作业周期进行标准化规范，作为相关部门操作过程评定的关键依据，避免工作流程出轨、耽搁、货物紧急采购。扩大开放，采购企业应在采购订单或合同中明确规定供应商应撰写订购供货时间流程进度及交货进度计划。

       （5）合同中明确合同违约责任和处罚措施。在申请合同协议时，应加重合同违约责任和处罚措施，使供应商弄清楚交货耽搁应承担的严重威胁。此外，提升供应商绩效考核，建立供应商交货情况记录、鉴定管理制度，对按时交货或提前交货的厂商补助，或得到较可观的支付方式。

2．下订单后跟催

       供应商明确采购订单后，采购订单就具有法律效力，务必采购相关工作人员及时跟踪，确实需要变更时，要征询供应商的同意，双方协商一致解决。下单后，实际跟催事项包括以下几个方面。

       （1）严密跟踪协议书供应商准备充分物料的详细过程，保证订单稳定推行。存在的问题要主动沟通，务必中途变更的应该马上解决，不可以耽误时间。不同种类的物料，其准备充分整个过程也有所不同，大致可分为两类：一类是供应商应该根据样品或施工图纸定制的物料，务必生产制造，时间久、变化多端；另一类是供应商有库存产品，无需生产制造，周期短。前边一种跟踪整个过程复杂，后边一种相对比较简单。

       （2）紧密跟随生产需求形势。如果因市场生产需求紧急，要本批物料立刻交货，应马上与供应商商讨，如果需要帮助供应商解决疑难问题，保证规定物料的准时提供。人们常常把供应商比成企业的战略合作伙伴，此刻就是必须小伙伴们负荷率的情形下。有时商品销售产生积压货，经企业管理创新明确缓解或者终止本次订单物料供应，订单工作人员也应尽快与供应商交流与沟通，确定其能够承受的缓解时间，或终止本次订单操作过程，给供应商相对应的赔偿费。

       （3）慎重保持存货水平。存货水平在一定程度上彰显了订单相关工作人员的水平，即不许生产加工欠料，又持续保持最少存货水平，这确实是一项严峻工作中，订单相关工作人员经验积累表现在此一见高低。当然，库存问题还跟采购环境下的柔性有关，这反映出认证人员的水平，库存问题也与计划方案相关工作人员有关。

       （4）控制好物料工程竣工验收环节。物料到达订单中规定的交货详细地址，对国内供应商而言，交货详细地址一般是企业原料库，对境外交货而言，一般是企业全球性物流中转关键。国外交货的情况之下，供应商在交货前会将交货情况报表传真给订单相关工作人员，订单施工人员理应按照原先所里的订单对交货物件、大批、价格和总金额等进行确认，然后再进行提交归档，申办付款办理流程。海外支付方式可能是付定金或即期付款，一般没有使用延期付汇的形式。与供应商商谈时，要一手交钱、一手交货，因此，订单工作人员需在交货前把付款办理流程申请办理。

3．事后分析与改善

事后分析与改善包括以下几个方面。

       （1）建立完善供应商绩效考评体系，对供应商的供货能力和订单进行情况进行合理鉴定，然后把供应商划分为不同的等级，鉴定优异的供应商可首先选择合作，而且在价格、支付方式、付款周期等多个方面优惠。对于鉴定不理想的供应商，应并督促健全或充分考虑停用。

       （2）交货响应时间的原因分析及对策。针对具体的订单开展情况进行分析，并采取有力措施避免类似情况再度发生。

       （3）完成交易后剩料、模具等的回收工作。

4．跟催方法

（1）订单跟催法。按订单预订的进料日期提前一定时间进行跟催。具体的方法有：

       ①三联收据法，将订单按日期顺序排序好，提前一定的时间进行跟催；②统计法，将订单数据分析成报表，提前一定的时间进行跟催。这种方法有益于采购人员监督独立供应商市场供应进程和供货能力，有益于对供应商进行高效管理和评估。

       （2）准时跟催法。即于每周规定期限将要跟催的订单整理好，打印出来成报表统一准时跟催。这种方法将催件具体电脑操作系统化、系统化，有益于采购企业对每一个过期的采购订单进行加强监管，确保货物准时交货。

       （3）物料跟催表法。物料跟催表也可以根据采购物料的种类进行划分，从而掌握同一种物料直接或好多个供应商的供应过程，既能横向比较好多个供应商的供货能力，实行高效率的绩效考核制度，也可深入了解各式各样物料的供需情况，保证即不会因物料缺乏导致停产，也不会因原料积存过多导致额外的库存支出。物料催件表见表3-1。

表3-1 物料催件表

产品

料号

名称

规定

供应量

供需状况

等待处理

供应商

备注名称

日期

规定

交量

急缺

日期

规定

交量

急缺

（4）物料跟催箱法。在采购部办公室内设置一个物料跟催箱来取代传统的翻页方框打钩法。将这个物料跟催箱总体规划成36格，前面31格，代表了一个月的31天，即第一格代表着当月的第一天、第二格代表着当月的第二天、第三格代表着当月的第三天……以此类推，但其他格，则用来存放问题改进的档案及加急快递。

       采购相关工作人员按照所发出的订单的订购进料日期，将这一张订单放入适当的格内。假若某零件的订购进料日周期7日，则该零件的订单放进第7格内，若该零件入库后，便把那一张订单解脱出来归档。总的来说，早就进料的订单，便将它们从这一物料跟催箱里解脱出来归档，物料跟催箱里仍然存在的单据，也表示他们并没有入库。

       因为物料跟催箱里的订单也会随着物料的入库而降低，那般采购相关工作人员就可集中精力跟催这种还储放物料跟催箱里的物料了。有时，采购相关工作人员早就竭尽所能，但某些物料或者催不进来，这时就可以将该项原料的订单解脱出来，放入加急快递格内，让工厂内相关部门相关工作人员来协助催料。

       （5）分批采购法。因供应商生产量或质量原因，在不能及时供应的情况之下，要求供应商先给与小批生产物料，以避免欠班，此外，为采购企业得到不断向供应商采购时间也。

       （6）二过一驱使法。供应商产生延迟供货时，采购人员应持续抓牢供货方担负供货相关工作人员，迫使另一方最大限度地采取有效措施。       

       （7）生产会议驱使法。依据生产加工会议形式，要求采购相关工作人员说明供应商延迟交货的重要原因，并要求采购相关工作人员选用应对策略，以免造成生产加工。

       （8）工作业绩管理办法。应用公司相关采购相关工作人员绩效考核体系，提升采购跟催的监管力度。